Jahrzehntelang galt in Deutschland ein als E-Mail-Anhang verschicktes PDF als „elektronische Rechnung". Diese Ära geht zu Ende. Mit dem Wachstumschancengesetz hat Deutschland die strukturierte elektronische Rechnung für Geschäfte zwischen Unternehmen (B2B) verpflichtend gemacht — und die wichtigste Frist liegt jetzt weniger als drei Monate entfernt.
- 1. Januar 2027: Unternehmen mit mehr als 800.000 € Vorjahresumsatz müssen E-Rechnungen versenden
- 1. Januar 2028: alle B2B-Unternehmen müssen E-Rechnungen versenden
- 10 % der Unternehmen verfügen über eine voll funktionsfähige E-Rechnungslösung (RSM Ebner Stolz, Juli 2026)
- 81 % sagen, Deutschland sei nicht ausreichend vorbereitet (VeR-Umfrage, 2026)
Drei Phasen, nicht eine Frist
Die Pflicht wird stufenweise eingeführt:
| Seit / ab | Was gilt |
|---|---|
| 1. Januar 2025 | Jedes Unternehmen muss E-Rechnungen empfangen und verarbeiten können. |
| Bis 31. Dezember 2026 | Übergangsfrist: Papier- und PDF-Rechnungen dürfen weiterhin versendet werden (PDF nur mit Zustimmung des Empfängers). |
| 1. Januar 2027 | Unternehmen mit mehr als 800.000 € Umsatz im Vorjahr müssen E-Rechnungen versenden. |
| 1. Januar 2028 | Alle Unternehmen müssen im B2B-Bereich E-Rechnungen versenden, unabhängig von der Größe. Auch EDI-Verfahren müssen die neuen Anforderungen erfüllen. |
Die Regelungen gelten für inländische B2B-Geschäfte zwischen in Deutschland ansässigen Unternehmen. Rechnungen an Verbraucher sowie Kleinbetragsrechnungen bis 250 € sind ausgenommen.
Was als E-Rechnung zählt — und was nicht
Eine E-Rechnung ist kein PDF. Es handelt sich um eine strukturierte Datei, die Software automatisch lesen und verarbeiten kann, konform mit dem europäischen Standard EN 16931. In der Praxis dominieren zwei Formate:
- XRechnung — ein reines XML-Format, bereits Standard für Rechnungen an Behörden.
- ZUGFeRD (Version 2.0.1 oder höher, Profil EN 16931 oder höher) — ein Hybridformat: ein lesbares PDF mit eingebetteter XML-Datei. Die XML-Datei ist der rechtlich relevante Teil.
Eine gescannte Rechnung, ein Word-Dokument oder ein „normales" PDF sind für Unternehmen, die der Pflicht unterliegen, künftig keine gültige Rechnung mehr.
Wie gut sind deutsche Unternehmen vorbereitet?
Nicht besonders gut. Eine Umfrage von RSM Ebner Stolz unter rund 870 Unternehmen (Juli 2026) ergab, dass nur 10 % über eine voll funktionsfähige E-Rechnungslösung verfügen — 90 % arbeiten noch daran oder haben noch nicht begonnen. Eine Umfrage des Verbands elektronische Rechnung (VeR) aus dem Jahr 2026 zeichnet ein ähnliches Bild: 81 % der Befragten bewerten den Vorbereitungsstand Deutschlands als eher schlecht, und 69 % fühlen sich über die kommenden EU-Meldepflichten schlecht oder gar nicht informiert.
Gleichzeitig sehen Unternehmen, die bereits begonnen haben, einen Mehrwert über die reine Pflichterfüllung hinaus. In einer Sage-Studie unter den eigenen Kunden sehen 98 % die E-Rechnung als Chance, Prozesse zu automatisieren — auch wenn 42 % von konkreten Problemen bei der Umsetzung berichteten.
Was auf dem Spiel steht
- Vorsteuerabzug: Wer eine Rechnung erhält, die den Anforderungen nicht entspricht, riskiert den Vorsteuerabzug. Die Vorbereitung Ihrer Lieferanten wird so zu Ihrem Problem.
- Prozessengpässe: Unternehmen, die XML-Dateien empfangen, diese aber weiterhin manuell verarbeiten, verschenken den Effizienzgewinn — und riskieren Fehler.
- Archivierung: E-Rechnungen müssen im ursprünglichen strukturierten Format über die gesetzliche Aufbewahrungsfrist hinweg unverändert und maschinenlesbar gespeichert werden.
Der nächste Schritt ist bereits absehbar
Die E-Rechnung ist erst die erste Stufe. Mit dem EU-Paket „VAT in the Digital Age" (ViDA) ist ab Juli 2030 eine grenzüberschreitende B2B-E-Rechnung in Kombination mit einer nahezu Echtzeit-Meldung an die Finanzbehörden geplant. Rund 30 % der Unternehmen geben an, noch nicht abschätzen zu können, was das für sie bedeutet. Unternehmen, die jetzt strukturierte Rechnungsprozesse aufbauen, sind für beides gerüstet.
Checkliste: Was vor Januar 2027 zu tun ist
- Umsatzschwelle prüfen: Lag Ihr Umsatz 2026 über 800.000 €? Dann müssen Sie ab dem 1. Januar 2027 E-Rechnungen versenden.
- Empfang testen: Kann Ihre Buchhaltungssoftware XRechnung und ZUGFeRD lesen — und verarbeitet das auch tatsächlich jemand?
- Versandlösung wählen: ERP-Modul, Buchhaltungssoftware oder ein spezialisierter E-Rechnungs-Dienst.
- Stammdaten bereinigen: Kundendaten, USt-IdNrn., Bestellreferenzen und Käuferreferenzen müssen korrekt sein; strukturierte Rechnungen werden bei fehlenden Angaben abgelehnt.
- Mit Lieferanten und Kunden sprechen: Formate und Übertragungswege abstimmen (E-Mail, Portal, Peppol).
- Konforme Archivierung einrichten.
- Über die reine Pflichterfüllung hinausdenken: Nutzen Sie die Umstellung, um Rechnungsprüfung, Freigabe und Buchung zu automatisieren.
Fazit: Die E-Rechnung ist kein IT-Projekt für die letzte Dezemberwoche. Unternehmen, die jetzt beginnen, können aus einer gesetzlichen Pflicht einen schnelleren, saubereren Finanzprozess machen. Wer abwartet, riskiert abgelehnte Rechnungen, Zahlungsverzögerungen und steuerliche Probleme.
Dieser Artikel dient der allgemeinen Information und stellt keine Steuer- oder Rechtsberatung dar.